Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy rzadko bywa zapowiadana z dużym wyprzedzeniem. Warto więc traktować przygotowanie jako stan ciągły, a nie akcję podejmowaną po otrzymaniu zawiadomienia.
Uprawnienia inspektora
Inspektor pracy ma prawo wstępu na teren zakładu o każdej porze dnia i nocy, bez uprzedzenia. Może żądać okazania dokumentów, przesłuchiwać pracowników, wykonywać oględziny i dokumentację fotograficzną. Zakres kontroli bywa węższy — na przykład wynikający ze skargi — albo kompleksowy.
Dokumentacja, o którą pyta się najczęściej
Z naszego doświadczenia przy kontrolach powtarza się ten sam zestaw:
- ocena ryzyka zawodowego wraz z potwierdzeniami zapoznania pracowników,
- zaświadczenia o ukończeniu szkoleń wstępnych i okresowych BHP,
- orzeczenia lekarskie z badań profilaktycznych,
- dokumentacja powypadkowa i rejestr wypadków,
- instrukcje BHP i dowody ich udostępnienia,
- karty przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej,
- wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych,
- dokumentacja techniczno-ruchowa maszyn i przeglądy,
- karty charakterystyki substancji chemicznych.
Najczęstsze uchybienia
Znakomita większość nieprawidłowości nie wynika z zaniedbania, lecz z nieaktualności. Ocena ryzyka opisuje stanowisko sprzed reorganizacji. Szkolenie okresowe upłynęło trzy miesiące temu i nikt tego nie zauważył. Instrukcja BHP wisi na ścianie, ale dotyczy maszyny, której już nie ma. Skierowanie na badania profilaktyczne zawiera ogólnikowy opis stanowiska, przez co lekarz nie zlecił właściwych badań.
Drugą grupą są braki formalne przy poprawnie wykonanej pracy — ocena ryzyka istnieje, ale brakuje podpisów pracowników potwierdzających zapoznanie się z nią.
Po kontroli
Inspektor może wydać nakaz, wystąpienie lub decyzję. Nakazy dotyczą usunięcia stwierdzonych uchybień w wyznaczonym terminie i podlegają wykonaniu. Wystąpienie ma charakter wniosku — ale odpowiedź na nie jest obowiązkowa.
Warto pamiętać, że postępowanie pokontrolne bywa równie istotne jak sama kontrola. Terminowa i rzetelna realizacja nakazów wpływa na ocenę zakładu przy kolejnych wizytach.
Praktyczna rada na koniec roku
Czwarty kwartał to dobry moment na wewnętrzny przegląd dokumentacji. Wystarczy zestawienie: kto ma szkolenie okresowe wygasające w przyszłym roku, kiedy upływają badania profilaktyczne, które oceny ryzyka nie były aktualizowane od trzech lat. Taka lista pozwala rozłożyć pracę na kolejne miesiące zamiast reagować pod presją.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2007 nr 89 poz. 589, z późn. zm.), rozdział 4 — postępowanie kontrolne
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, dział X — bezpieczeństwo i higiena pracy