Od 27 stycznia 2026 roku Kodeks pracy dopuszcza formę elektroniczną tam, gdzie dotąd wymagana była forma pisemna. Zmiana obejmuje między innymi potwierdzanie zapoznania się z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Czego dotyczy
Nowelizacja objęła szeroki katalog czynności: wnioski urlopowe, wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, konsultacje ze związkami zawodowymi, informacje o monitoringu oraz — co istotne dla służb BHP — potwierdzanie zapoznania z zasadami BHP (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy).
Co oznacza forma elektroniczna
Dopuszczalny jest dokument lub oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale również oświadczenie zawierające dane identyfikujące nadawcę — na przykład wiadomość wysłana z firmowego adresu przypisanego pracownikowi.
Kluczowe jest to, żeby dało się ustalić tożsamość osoby składającej oświadczenie. Formularz bez identyfikacji użytkownika tego warunku nie spełnia.
Co to zmienia w praktyce
Największa zmiana dotyczy zakładów rozproszonych i pracowników zdalnych. Potwierdzenie zapoznania z instrukcją BHP nie wymaga już dostarczenia podpisanego papieru do siedziby — wystarczy oświadczenie złożone elektronicznie.
Papier pozostaje dopuszczalny. Przepis daje wybór, nie nakaz elektronizacji.
O czym pamiętać
Zmiana formy nie zmienia obowiązku. Pracownik nadal musi faktycznie zapoznać się z przepisami, a nie jedynie kliknąć potwierdzenie. Przy kontroli albo przy postępowaniu powypadkowym pytanie brzmi, czy szkolenie się odbyło i czy jego zakres odpowiadał stanowisku — nie w jakiej formie złożono podpis.
Warto też zadbać o archiwizację. Oświadczenia elektroniczne podlegają tym samym okresom przechowywania co dokumentacja papierowa (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy), a wiadomości w skrzynce pocztowej nie są systemem archiwizacji.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, art. 2374 § 3 (zapoznanie z zasadami BHP) i art. 94 pkt 9b (przechowywanie dokumentacji)
- Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. 2026 poz. 25)
Stan na styczeń 2026.