Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dwie zmiany mają największe znaczenie praktyczne: skrócenie okresu przechowywania oraz możliwość prowadzenia akt w postaci elektronicznej.
Dziesięć lat zamiast pięćdziesięciu
Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wcześniej było to 50 lat.
Dla zatrudnionych przed 1999 rokiem pozostaje okres 50-letni. Dla zatrudnionych między 1999 a 2018 rokiem skrócenie jest możliwe, ale wymaga złożenia w ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA.
Nowa struktura akt osobowych
Akta osobowe podzielono na cztery części zamiast trzech. Doszła część D — dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Ma to znaczenie dla BHP, bo kary nakładane za nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa trafiają właśnie tam.
Istotne jest to, że dokumenty w części D przechowuje się w wydzielonych częściach, a po upływie roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą i dokumenty podlegają usunięciu.
Dokumentacja BHP poza aktami osobowymi
Warto pamiętać, że dokumentacja pracownicza to nie tylko akta osobowe. Osobno prowadzi się między innymi dokumentację czasu pracy, karty przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej oraz kartę wypłaconego ekwiwalentu za pranie odzieży.
Dokumentacja powypadkowa ma własne, dłuższe terminy — protokół powypadkowy wraz z pozostałymi dokumentami przechowuje się przez 10 lat, a rejestr wypadków przez 10 lat.
Postać elektroniczna
Pracodawca może prowadzić dokumentację w postaci papierowej albo elektronicznej — obie są równoważne. Zmiana postaci wymaga jednak spełnienia wymogów technicznych, w tym opatrzenia odwzorowań cyfrowych kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną, oraz poinformowania pracowników.
Co warto sprawdzić
Początek roku to dobry moment na przegląd. Czy akta osobowe mają czteroczęściową strukturę. Czy dokumenty z części D są usuwane po upływie roku. Czy przy pracownikach zatrudnionych przed 2019 rokiem podjęto decyzję o raporcie ZUS RIA. Oraz czy zaświadczenia o szkoleniach BHP i orzeczenia lekarskie znajdują się we właściwych częściach akt.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369, z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, art. 94 pkt 9a–9b i art. 944–9412